Gyorskezés-segítő – Első lépések

 

Javasoljuk, hogy az alábbi beállításokat egy asztali gépen végezd el. 

1. A „Profil" menüpontban hozz létre osztályokat. 

Az osztályok létrehozásánál ezek vezetőit is rögtön megnevezheted és regisztrálhatod.

2. Add hozzá a kollégákat, és rendeld hozzá az osztályokhoz.

Nem kötelező, hogy egy kolléga bármelyik osztályhoz tartozzon, de célszerű. Továbbá itt beállíthatod a szerepköröket. A legtöbb kolléga „Kolléga” szerepkörben lesz. Ettől különbözhet az „Adminisztrátor” (ő a fiók kezelője), illetve az „Ügyvezető”. Ő nem kapcsolódik osztályokhoz, és külön beállítható, hogy milyen értesítéseket kapjon (pl.: SOS értesítések. Erről később lesz szó). Ha az Adminisztrátor egyben az Ügyvezető is, akkor maradjon az "Admininsztrátor" szerepkör. Ha egy kollégádat (pl. HR vezető) szeretnéd megbízni a fiók kezelésével, akkor a "Felhasználó hozzáadása" csempénél vidd fel őt és állítsd be az "Adminisztátor" szerepkört. 

 

 

 

3. Állítsd be az SOS gombhoz tartozó értesítéseket.

Az SOS gomb lényege, hogy a kollégák gyors segítséget kérhetnek, ha termelési akadályuk van, azaz valami miatt nem tudnak haladni a munkával. Itt azt állíthatod be, hogy kikhez (akár több személyhez) jusson el ez a riasztás emailen.

 4. Ha végeztél az összes kollégával, áttekintheted ezeket a „Felhasználók adatai” illetve a „Cégstruktúra” menüpontokban.

 

5. Lépj be a "Hangulatindex szerkesztése" menüpontba.

A „Hangulatindex” nevű napi szavazás során a kollégák 3 standard kérdésre szavazhatnak. Ezek a kérdések nem szerkeszthetőek. Ezek képezik az „Irányítópult”-on lévő „Standard irányítópult” grafikonjait.

 

6. Aktiváld a szavazást.

 Bármikor szüneteltetheted az inaktiválással.

 7. Válaszd ki a kezdő dátumot.

 Ez az első szavazás elindításának dátuma. A rendszer standard munkanapokon (H-K-SZ-CS-P) indítja a szavazást.

8. Válaszd ki a szavazás megnyitásának napon belüli időpontját.

Mi a munkaidő lejárta előtti utolsó órát javasoljuk. Tehát, ha 17:00-kor van vége a munkaidőnek, akkor 16:00-kor javasolt a szavazás megnyitása. A szavazást aznap 24:00-ig bepótolhatják a kollégák.

 

9.Állítsd be a szavazásra felhívó email szövegét.

Alapértelmezettként beállítottunk egy formalevelet, de bármikor módosíthatod. A Jobjoy a szavazás elindulásakor felhívja a kollégák figyelmét a mai szavazásra, illetve a letöltött applikáció is küld értesítést.

10. Állítsd be az emlékeztető email szövegét.

Alapértelmezettként erre is beállítottunk egy formalevelet, de ezt is módosíthatod. A Jobjoy ez már csak azoknak a kollégáknak küldi ki, akik még nem szavaztak.

11. Válaszd ki az emlékeztető email időpontját.

Ha a szavazást a munkaidő lejárta előtt 1 órával nyitod meg, akkor javasolt 30 perccel követni ezt az emlékeztető emaillel, de ezt is módosíthatod.

12. Nyomj a „Mentés és indítás” gombra.

 Ezzel élesedik a szavazás. A résztvevő kollégák emailes értesítést kapnak (nem a fenti emlékeztető emailt, hanem egy bővebbet), amiben összefoglaljuk a lényeget, illetve elérhetik a letölthető app linkjeit (App Store és Google Play).

 

 

Ezzel el is indultunk, Gratulálunk!!! 

Holnap vagy a szavazás másnapján már nézheted is az irányítópultot.

 Ennek használatáról egy másik bejegyzésben olvashatsz.

Hogyan vezessük be sikeresen a Jobjoy-t

 A Jobjoy célja, hogy a cégvezetésnek átlátható adatokat adjon a csapat és azon belül az egyes személyek hangulatáról. Ahhoz, hogy sikeres legyen a bevezetés, hadd szolgáljunk néhány jótanáccsal.

1)  Jelölj ki egy felelőst. Érdemes kijelölni a bevezetésért egy felelős személyt, aki megérteti a kollégákkal a projekt fontosságát és a számukra is érdeklődést mutató előnyeit. A felméréseink szerint ezek az előnyök – amelyek a kollégák számára is fontosak a következők:

- elmondhatja a véleményét a munkáról

- a visszajelzései eljutnak közvetlenül a megfelelő személyekhez

- ha elmondja a véleményét, akkor foglalkoznak vele

- ha nem mondja el, akkor nem fog tudni róla senki, és nem biztos, hogy kitalálják

- sürgős üzenetei gyorsan eljutnak a feletteseihez

- neki is érdeke a jó hangulat, és a kitöltés ehhez nyújt segítséget

2)  Élesítsd a rendszert. Miután felvitted az összes csapattagot, élesítened kell a hangulatindex mérését a „MENTÉS ÉS INDÍTÁS” gomb megnyomásával (lásd tudástár: első lépések). A csapattagok csak ezután kapnak emailes értesítést a projekt céljáról, és a teendőikről (app letöltés, regisztrálás stb.). Ha szükségesnek tartod Te is küldhetsz ki ezen felül saját tájékoztató emailt. Ezt érdemes a „MENTÉS ÉS INDÍTÁS” gomb megnyomása előtt megtenned.

3)   Ösztönözd a kitöltést. A projekt sikeréhez elengedhetetlen, hogy egy személy az első hetekben szóban/írásban ösztönözze a csapattagokat a kitöltésre. A tapasztalatunk az, hogy pár hét után „bejáratódik” a töltés. Ezt azzal könnyítjük meg, hogy a válaszolás a 3 kérdésünkre kevesebb, mint 15mp-et vesz igénybe. Továbbá azért, hogy fejben ne keverjék az unalmas kérdőívekkel, ezért „SZAVAZÁS”-nak hívjuk a kitöltést.

4)   Nézd a statisztikákat. Érdemes hetente egyszer ránézni a grafikonokra. A legelső a cég általános hangulatának a változásait mutatja. Megnézheted osztályonként, személyenként is a statisztikákat. Átválthatsz heti nézetről napi nézetre. Megnézheted a válaszok átlágát, és egyenként a kérdésekre adott válaszok értékét is. Személyre szabhatod a vezérlőpultodat egyedileg hozzáadott statisztikákkal.

5)   Elemezd a statisztikákat. Ha az „összes osztály” grafikon esik, akkor az egy romlást mutat. Ha mélyére akarunk menni, akkor ki kell deríteni, hogy melyik osztály vagy melyik kollégák miatt esik. Ha megtaláljuk a célterületet, indulhat a kérdezősködés. Ülj le az érintett kollégákkal, és tudd meg az okot.

6)   Vidd be a vezetői értekezletre. Ideális az a gyakorlat, hogy beviszed a heti értekezletekre a statisztikákat, és ott átbeszélitek az egyes területek vezetőivel. Így esetleg lehet, hogy ott egyből kiderül az ok, vagy ki lehet jelölni személyzetkezelési feladatokat.

7)   Beszélj a romló vagy alacsony hangulatú emberekkel. Az esetek többségében sokkal hatékonyabb rendbe hozni egy kapcsolatot, mint személyzetet cseréni. Még az is lehet, hogy vannak jogos elvárásai a kollégának 😊. A viccet félretéve mindenképp érdemes közös nevezőre jutni a kollégákkal a felmerülő kérdésekben a megfelelő motiváltság eléréséhez.

8) Adj visszajelzést mindenkinek és különösen azoknak, akik szövegesen is üzentek.  A Te, illetve a vezetőid rendszeres visszajelzése segíti a rendszeres szavazást, és önmagában javítja a hangulatot. Megfordítva: nincs annál idegesítőbb egy kolléga számára, mint az, hogy az ő kommunikációira nem kap senkitől visszajelzést, hogy meghallottuk, megértettük, és köszönjük, hogy elmondta. Ez nem jelenti azt, hogy egyet kell érteni minden felvetéssel, csupán azt, hogy eljutott hozzánk a mondanivalója. És persze ezen felül az is lényeges, hogy érdemben foglalkozzunk vele.

Hogyan beszéljek az emberekkel, hogy vita helyett motiváltak legyenek, ne pedig letörtek

 

Az alapfelállás az, hogy a munkatárs feladata, hogy elvégezze azokat a dolgokat, amire leszerződött a céghez. Ezért kapja a fizetését, a közmondás is azt mondja, hogy „aki nem dolgozik, az ne is egyék”. Lefordítva egy cégre, ha nem végzi el a feladatát, akkor a fizetését sem érdemli meg.

Igen ám, de szükséges-e beszélgetnünk a kollégákkal?

Vezetőként kell-e tudnom, ha valami baja van?

Egy vezető vajon pesztrának szerződött-e, vagy arra, hogy elvégeztesse a feladatokat? 

Valójában egy vezetőnek az a feladata, hogy elvégeztesse a munkát, azonban ennek módja egyáltalán nem mindegy.

A vezető embereket irányít, akik érzelmekkel teli lények, akiket ezek az érzelmek irányítanak minden tevékenységükben. Ha a vezető nem veszi figyelembe ezeket az emberi érzelmeket, amelyek a viselkedést meghatározzák, akkor nagy bajban lesz, hiszen nem tudja kezelni a munkatársát.

 

Nézzünk néhány példát:

6 általános hiba:

1.   Ha látod, hogy lógatja az orrát, bánatos és nem tud a munkájára koncentrálni, te pedig munkára akarod sarkallni:

„Állj neki a munkának, ne lógasd az orrod, nem érünk rá.”

2.     Ha látod, hogy aggódik valami miatt, szemmel láthatóan félelemmel néz körbe, te munkára akarod sarkallni:

„Csináld a feladatod, ne bámészkodj, nincs időnk erre” vagy valami hasonló.

3.   Ha látod, hogy borzasztóan dühös és nem csinálja a dolgát, viszont te munkára akarod sarkallni:

„Mit dühöngsz itt, ahelyett, hogy a munkád végeznéd?”

4.     Ha látod, hogy unottan néz körbe, ahelyett, hogy a feladataira koncentrálna és te munkára akarod sarkallni:

„Remélem nem zavarlak a semmit tevésben, nem kellene inkább a munkádra koncentrálnod?”

5.    Ha azt látod, hogy képes a munkát elvégezni, de mégis habozik és nem kezd neki azonnal, óvatosan közelíti meg a dolgokat és te munkára akarod sarkallni:

„Ne vacakolj már, kezdjed el, mert nincs erre időnk!”

6.   Ha azt látod, hogy lelkes a feladatokkal kapcsolatban, sőt már az agyadra megy a nagy lendületével:

„Jaj lassíts már le, a saját gondolataimat sem hallom, annyit jössz az ötleteiddel!”

 

6 tipp a beszélgetéshez:

1.   Ha látod, hogy lógatja az orrát, bánatos és nem tud a munkájára koncentrálni, te pedig munkára akarod sarkallni.

    „Úgy látom valami nagyon elszomorít, tudok segíteni?”  Hallgasd meg röviden de nagyon figyelmesen, majd mondd neki, „Teljesen megértem a problémád, érthető, hogy elkeserít ez a dolog. Nézzünk rá a mai feladatokra, hátha eltereli egy kicsit a figyelmed, erről a szomorú dologról, mert azt látom, hogy most semmit sem tudsz tenni vele. Itt van ez a sürgős feladat, tudom, hogy gyorsan megcsinálod, szólsz, ha készen vagy vele?”

vagy

„„Úgy látom valami nagyon elszomorít, tudok segíteni?” Hallgasd meg röviden, de nagyon figyelmesen, majd mondd neki, „Hogy látod, mit tudsz most tenni ezzel a problémával?„. Ha olyan jellegű a probléma, ami alkalmatlanná teszi, hogy dolgozzon, akkor inkább küldd haza; vagy ha nem, akkor mondd ezt: „Teljesen megértem a problémád, érthető, hogy elkeserít ez a dolog. Nézzünk rá a mai feladatokra, hátha eltereli egy kicsit a figyelmed, erről a szomorú dologról, mert azt látom, hogy most semmit sem tudsz tenni vele. Itt van ez a sürgős feladat, tudom, hogy gyorsan megcsinálod, szólsz, ha készen vagy vele?”.

Sose légy durva! Légy kedves, megértő, de határozott!

  

2.     Ha látod, hogy aggódik valami miatt, szemmel láthatóan félelemmel néz körbe, te munkára akarod sarkallni: 

    „Úgy látom aggaszt valami, tudok segíteni?” Hallgasd meg röviden, de nagyon figyelmesen, majd mondd neki, „Teljesen megértem a helyzetet”.

    Amennyiben a munkával kapcsolatos az aggodalma, akkor azt ott helyben kezelni kell, viszont ha valami otthoni probléma van, akkor megkérdezheted „mi lenne most megnyugtató a számodra, mit tudsz most azonnal tenni ezzel?” Ha nincs válasza, akkor vissza kell irányítani a feladatához. Ha van válasza, hallgasd meg (ne engedd terjengősre, de figyelmesen tedd), majd, ha egyszerűen tudja kezelni, hagyd, hogy megtegye (például felhív valakit és megbeszéli a dolgot, stb.), utána pedig azonnal irányítsd vissza a feladatához.

Ügyelj arra, hogy ezt követően folyamatosan kontrollálni kell, mert biztosan szétszóródik még valamennyire a figyelme és hibázhat, tehát nagyobb kontrollt kell rá tenni. Sose légy durva! Légy kedves, megértő, de határozott!

 

3.     Ha látod, hogy borzasztóan dühös és nem csinálja a dolgát, viszont te munkára akarod sarkallni: 

Ha dühösnek látod, akkor elég nehéz lesz munkára sarkallni, mivel olyan, mint a hisztis gyerek, akit abban a pillanatban nem nagyon lehet kezelni (de azért őt is lehet kezelni). Kérdezd meg tőle határozottan, de ne bántóan: „Úgy látom valami nagyon feldühített, mi történt?” azonnal ontani fogja rád a problémáját. Ezt egyetlen módon tudod megállítani, ha meghallgatod és lenyugtázod őt, például így:  „Teljesen értem, amit mondasz!”, „Látom, hogy fel vagy háborodva”, „Sajnálom, hogy ez történt!”. Nem kell egyet értened, de biztosítani kell őt arról, hogy hallod, amit mond és figyelsz rá. Ha ezt kellő határozottsággal (nem durván) mondod, úgy, hogy meg is hallja, abba fogja hagyni a dühöngést és hamarosan vissza tudod irányítani a munkájához. Tilos belemenni abba a témába, amin dühöng, mert akkor csak olajat öntesz a tűzre és véget nem érő vitatkozás lesz. Csak hallgasd meg, lássa, hogy van aki meghallgatja és megértette amit mondott. Ez első lépésben elég. Ha majd lecsillapodott, akkor utána lehet csak bármilyen dolgot megbeszélni vele.

 

4.     Ha látod, hogy unottan néz körbe, ahelyett, hogy a feladataira koncentrálna és te munkára akarod sarkallni:

Ha azt látod, hogy unatkozva nézeget, de nem dolgozik, kérdezd meg: „Hogy állsz a feladatokkal? Nézzük, milyen (rész)feladatok vannak?”, Vedd át vele azokat (ne hagyd őt kisiklani/kibújni a tényleges válaszból, bármilyen magyarázat miatt) és ilyenkor feltétlenül tegyünk hozzájuk egy-egy határidőt és kérjünk mindig készjelentést, ha elkészült.

 

5.    Ha azt látod, hogy képes a munkát elvégezni, de mégis habozik és nem kezd neki azonnal, óvatosan közelíti meg a dolgokat és te munkára akarod sarkallni:

Ha azt látod, hogy óvatosan közelít a feladatokhoz, akkor hagyd, hogy végig gondolja a teendőket, „látom nagyon alapos vagy, örülök, hogy átgondolod a dolgokat és nem kapkodsz! Tudok valamit segíteni, vagy kezded a munkát?” Hallgasd meg figyelmesen, és erősítsd meg, amikor elmondja, hogy mit kell tennie (például: „Rendben, látom tudom mit tegyél, akkor csak kezd el, bízom benned, hogy rendben meg lesz.”). Ezzel segítesz elkezdeni megcsinálni a teendőit.

 

6.   Ha azt látod, hogy lelkes a feladatokkal kapcsolatban, sőt már az agyadra megy a nagy lendületével:

„Látom, nagyon sok ötleted van a munkával kapcsolatban, hihetetlen kreatív vagy. Kérlek írd össze, ezeket és beszéljünk róla később, mert van egy-két fontos teendőm, amit meg kell csinálnom” vagy „Nagyon jó, hogy ilyen kreatív vagy, oldd meg kérlek a feladatot, és ha kész, akkor beszéljük át! Csak így tovább, örülök, hogy ilyen lendülettel csinálod!” Ha kész, akkor figyelj oda kiemelten, mert ő a húzó embered és az ő lelkesedése gyakran átterjedhet a többeikre is. Ha azt látják, hogy neki kellő nagy figyelmet adsz, akkor a többiek is hajlamosak lesznek így tenni a dolgukat és nem azzal vonják magukra a figyelmedet, hogy problémákat öntenek rád! (persze ez nem ennyiből áll, de ez egy fontos részlet hozzá.)